Datenschutzerklärung für die Portal-Lösung der Plattform fit4internet

gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1. Allgemeine Erläuterungen

„fit4internet - Verein zur Steigerung der digitalen Kompetenzen in Österreich“ (nachfolgend „fit4internet“, „f4i“ oder „wir“ genannt) nimmt den Schutz persönlicher Daten sehr ernst und hält sich bei der Datenverarbeitung und -erhebung an die datenschutzrechtlichen Vorgaben der EU sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes.

Die nachfolgenden Formulierungen in dieser Datenschutzerklärung richten sich an Kundinnen und Kunden (Vertragspartner im Rahmen einer Lizenzvereinbarung, Portal-User, Portal-Admin als Betreuerin oder Betreuer des f4i-Portals) von fit4internet, welche die Portal-Lösung (f4i-Portal) beziehen bzw. beabsichtigen, diese in Anspruch zu nehmen. Außerdem richten sie sich an die User, die im Zuge dieser Vereinbarung (zwischen Vertragspartner und fit4internet) eingeladen werden, einen oder mehrere CHECKs (oder andere f4i-Instrumente) zur Evaluierung der digitalen Kompetenzen zu absolvieren. In den folgenden Erläuterungen werden daher die datenschutzrechtlichen Ansprüche und Rechte beschrieben, die im Rahmen einer Lizenzvereinbarung und während der Geschäftsanbahnung hinsichtlich Datenerhebung und -analyse entstehen können, sowie die Rechtsansprüche und Rechte der User.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Name, Adresse oder E-Mail-Adresse.

Wir erheben personenbezogene Daten und verarbeiten diese, wenn Sie uns diese Daten freiwillig, zum Beispiel durch das Ausfüllen im Kontaktformular „Ihre Portal-Lösung“ zur Verfügung stellen bzw. wenn Sie der Cookie-Nutzung (siehe Cookies und Webanalyse Punkt 5) zustimmen. Falls Sie als User Ihren Kurz- oder Detailbericht per E-Mail anfordern, wird nach Ihrer Zustimmung Ihre E-Mail-Adresse für einen Zeitraum von 7 Tagen im System gespeichert. Nach Ablauf dieser 7 Tage wird die E-Mail-Adresse aus dem System gelöscht. Alle personenbezogenen Daten werden entsprechend den jeweils geltenden Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten in erster Linie zum Zweck der Vertragserfüllung, der Nutzung von Ihnen beauftragter Dienste und zur Bearbeitung Ihrer Anfragen verarbeitet.

2.1 Verarbeitung personenbezogener Daten bei Kontaktaufnahme

Wenn Sie sich als Organisation oder Unternehmen bzw. deren befugte Vertretungsperson über das Kontaktformular oder direkt über portal-verein@fit4internet.at melden bzw. eine Anfrage an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von fit4internet richten, werden personenbezogene Basisinformationen verarbeitet, wie beispielsweise, aber nicht ausschließlich:

Name des Unternehmens
E-Mail als Benutzername
Vorname Kontaktperson
Nachname Kontaktperson
Funktion im Unternehmen

Ohne diese Daten können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Im Rahmen der Geschäftsanbahnung können weitere Daten aufgenommen werden, wie beispielsweise, aber nicht ausschließlich:

Telefonnummer
Postanschrift
Unternehmensdaten (z.B. Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Abteilungen), um das passende Lizenzmodell zu eruieren
etc.

Im Rahmen der Lizenzvereinbarung werden, die für einen gültigen Vertragsabschluss und für die weitere (z.B. buchhalterische) Bearbeitung des Vertragsverhältnisses, relevanten Informationen und Daten dokumentiert. Diese umfassen unter anderem, aber nicht ausschließlich:

Name des Vertragspartners (Organisation, Institution etc.) bzw. der vertretungsbefugten Personen
Rechnungsanschrift
Standortanschrift(en)
Kontodaten bzw. Bankdaten
Firmenbuchauszug bzw. Gewerbeschein
Passkopie der vertretungsbefugten Personen
UID-Nummer
etwaige weitere relevante Daten

Nach Vertragsabschluss erhalten Sie als Organisation bzw. als von der Organisation beauftrager Portal-Admin (betreut das f4i-Portal) die individuellen Zugangsdaten für das f4i-Portal.

Nach Erstanmeldung werden Sie als Portal-Admin aufgefordert, das Passwort zu ändern, um im Anschluss Codes für die ausgewählten Zielgruppen (User) zu erstellen (drei Code-Optionen: Promo-, Ticket-Codes ohne E-Mail-Adressen, Ticket-Codes mit E-Mail-Adressen).

Mit den jeweiligen Codes erhalten die User Zugang zu den CHECKs (oder anderen f4i-Instrumenten), um die Erhebung digitaler Kompetenzen vorzunehmen. Bei den Code-Optionen „Promotion-Code“ und „Ticket-Code“ ist keine Verknüpfung mit E-Mail-Adressen vorgesehen. Im Falle der Ticket-Code-Erstellung mit E-Mail-Adressen wird die Zuteilung von system-generierten, individuellen Ticket-Codes zu einzelnen E-Mail-Adressen zu keinem Zeitpunkt am fit4internet-Portal gespeichert, sondern steht Ihnen als Portal-Admin im Browser als Download zur Verfügung (durch Hash-Funktion erfolgt der Abgleich zwischen Code und E-Mail-Adresse). Dies gilt auch, wenn Sie als Portal-Admin die bereits eingelösten Codes im fit4internet-Portal abgleichen. In diesem Fall treten Sie als Vertragspartner gegenüber den Usern als Datenverantwortlicher auf.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden personenbezogene Daten, die im Zusammenhang der Vertragsabwicklung aufgenommen werden, für die Nachbereitung und nachfolgende Bearbeitung bis zu einem Jahr aufbewahrt, soweit keine darüber hinaus gehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Aufgrund des berechtigten Interesses über aktuelle Produkte und Entwicklungen zu informieren, behält sich fit4internet das Recht vor, Kontaktpersonen aus dem Vertragsverhältnis (z.B. Vertragspartner, Portal-Admin) regelmäßig zu informieren (z.B. über Newsletter oder persönliche Ansprache). Dazu verarbeiten wir die bekanntgegebenen Kontaktdaten. Gegen diese Zusendungen und Datennutzung besteht die Möglichkeit des Widerspruchs an portal-verein@fit4internet.at.

2.2 Verarbeitung statistischer Daten der User

Personen, die vom Portal-Admin eingeladen werden, einen CHECK oder ein anderes f4i-Instrument zur Evaluierung der digitalen Kompetenzen zu nutzen, bekommen als User einen oder mehrere Codes, um über eine individuelle Promotion-Webadresse den Zugang zu den f4i-Instrumenten zu erhalten.

Beim Start des f4i-Instruments werden die User aufgefordert, u.a. folgende Daten für statistische Erhebungen anzugeben:

Postleitzahl
Geburtsjahr
Geschlecht
höchster Bidlungsabschluss
Haupterwerbsstatus
Jobbereich
etc.

Die Abfrage zum Jobbereich kann optional vom Portal-Admin deaktiviert werden und ist in diesem Fall für die gesamte Organisation als Zielgruppe bereits hinterlegt.

Im Rahmen der Lizenzvereinbarung besteht die Option, zusätzliche Daten abzufragen, die der Lizenznehmer definiert. Diese können beispielsweise, aber nicht ausschließlich, umfassen:

Niederlassung
Tätigkeitsbereich
etc.

Eine Ableitung aus den statistischen Daten zu personenbezogenen Ergebnissen ist grundsätzlich nicht möglich, da eine Gruppenauswertung und Analyse der Daten im Standardprozess erst ab 10 teilnehmenden Personen pro statistischem Einzelmerkmal vorgesehen ist (siehe Punkt 2.4).

2.3 Verarbeitung der Ergebnisse aus den f4i-Instrumenten (User-Sicht)

Nach Abschluss der jeweiligen CHECKs (oder eines anderen f4i-Instruments) steht nur den Usern das jeweilige Ergebnis in Form eines individuellen Kompetenzprofils (Kurzversion) als PDF-Download zur Verfügung. Dieses individuelle Kompetenzprofil wird nicht auf der f4i-Plattform gespeichert und kann im jeweiligen Browser-Fenster vom User heruntergeladen und gespeichert werden. Interessierte User können ihr Kompetenzprofil als Detailbericht downloaden. Dafür ist je nach Voreinstellung durch den Portal-Admin eine Handy-Signatur/eID notwendig. Die Abwicklung für den Download des Detailberichts erfolgt nicht über die fit4internet-Plattform oder die fit4internet-Portal-Lösung, sondern direkt über den Handy-Signatur-Anbieter bzw. eID Anbieter.

2.4 Verarbeitung der Ergebnisse aus den f4i-Instrumenten (Portal-Admin-Sicht)

Als Portal-Admin bzw. Lizenznehmer erhalten Sie im Standardsprozess keine individuellen Kompetenzprofile, die auf eine Person zurückzuführen sind. Diese stehen nur den einzelnen Usern zur Verfügung (siehe Punkt 2.3.). Daher sind Einblicke in die persönlichen Antworten und Rückschlüsse der Antworten auf einzelne Personen grundsätzlich nicht möglich. Als Portal-Admin sind kumulierte Gruppenauswertungen ab 10 Personen pro statistischem Einzelmerkmal ersichtlich. Diese Gruppenanalyse umfasst unter anderem, aber nicht ausschließlich:

Kumulierte Ergebnisse pro Kompetenzbereich des Digitalen Kompetenzmodells für Österreich – DigComp AT
Kumulierte Ergebnisse pro Region
Kumulierte Ergebnisse für Altersgruppen (z.B. 15-24 Jahre, 35-44 Jahre, 65+ Jahre)

Sofern uns der Lizenznehmer aufgrund einer entsprechenden Vereinbarung beauftragt, allenfalls auch zusätzliche (organisationsspezifische) Daten abzufragen oder eine kumulierte Gruppenauswertung unter 10 Datensätzen anfordert, so kann sich daraus bzw. durch das Hinzuziehen zusätzlicher Informationen allenfalls auch eine Zuordnung der Ergebnisse zu einer spezifischen Person ergeben. Diese Verarbeitung erfolgt von uns in der Rolle als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Lizenznehmers, der dafür zuständiger Verantwortlicher ist.

3. Zweckbindung, Speicherdauer, Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre Daten basierend auf folgender rechtlicher Grundlage:

Vertragserfüllung (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO) (siehe Punkt 2.1.)
Ihre Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO)
Wahrung berechtigter Interessen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) (siehe Punkt 2.1. Laufende Informationen)
Berechtigten Interessen des Vertragspartners (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) (siehe Punkt 3.2.)

3.1 Portal-Admin, Vertragspartner

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit erforderlich, für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung über die Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrages) bzw. für die Nutzungsdauer der Portal-Lösung sowie darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsbestimmungen und Dokumentationspflichten, die sich u.a. aus dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) oder der Bundesabgabenordnung (BAO) ergeben, sowie bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits oder fortlaufender Gewährleistungs- und Garantiefristen.

Zudem sind bei der Speicherdauer die gesetzlichen Verjährungsfristen, die z.B. nach dem Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch (ABGB) in bestimmten Fällen bis zu 30 Jahre (die allgemeine Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre) betragen können, zu berücksichtigen.

3.2 Ergebnisse aus f4i-Instrumenten, statistische Daten

Wir speichern und verarbeiten die anonymisierten Ergebnisse, kumulierten Gruppenergebnisse (ab 10 Personen pro statistischem Einzelmerkmal) aus den f4i-Instrumtenen und statistische Daten (siehe Punkt 2.2.) für Analysen und Auswertungen. Diese wichtigen Informationen dienen der Weiterentwicklung unseres Angebots und der Entwicklung neuer, bedarfsgerechter Produkte für den digitalen Kompetenzaufbau. Diese Informationen werden auch aufbereitet und Ihnen zur Verfügung gestellt, um Ableitungen, beispielsweise für Aus- und Weiterbildungen, treffen zu können.

Mit diesen wichtigen Daten evaluieren wir auch das Interesse und die Teilnahme an den Kompetenzerhebungen im jeweiligen Jahresvergleich und werten dazu aus, aus welchen Regionen, Altersgruppen, Geschlechtern (oder weiteren soziodemographisch charakterisierten Untergruppen) unsere Services in Anspruch genommen werden. Die Auswertungen nutzen wir unter anderem zur Anpassung von Digitalisierungsstrategien und damit auch des Angebots unserer Plattform. Dabei werden die Daten grundsätzlich anonym verarbeitet. Sofern vereinzelt ausnahmsweise ein Personenbezug besteht, erfolgt die Verarbeitung gem. § 7 Abs 1 Z 2 DSG für statistische Zwecke, die keine personenbezogenen Ergebnisse zum Ziel hat. Dementsprechend werden die Daten grundsätzlich unbefristet aufbewahrt.

Daten, die im Rahmen von CHECKs oder anderen f4i-Instrumenten erhoben werden, werden aufgrund Ihres berechtigten Interesses verarbeitet, einen Überblick zu den digitalen Kompetenzen der Zielgruppe zu erhalten. Sie sind im Gegenzug dazu verpflichtet, die Zielgruppen über die Datenverarbeitung zu informieren.

4. Weitergabe von Informationen, Datenempfänger

Persönliche Daten werden von fit4internet nicht veröffentlicht. Im Falle von gesetzlichen Auskunftspflichten müssen wir dieser jedoch nachkommen. Innerhalb von fit4internet bekommen jene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und/oder gesetzlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen. Dies gilt auch für die Geschäftsanbahnung im Rahmen der Lizenzvereinbarung.

Die anonymisierten, kumulierten CHECK-Ergebnisse und statistischen Daten werden vom Medieninhaber der Plattform fit4internet beispielsweise zur Ableitung von Maßnahmen wie Förderprogramme oder Schulungsschwerpunkte sowie für Forschung, Publikationen, statistische Darstellungen etc. verwendet und auch publiziert. Zu keinem Zeitpunkt werden dazu personenbezogene Daten verwendet.

Um unsere Portal-Lösung und Webseite betreiben zu können, beauftragen wir Auftragsverarbeiter oder Werkvertragsnehmer (z.B. Hosting-Anbieter, CMS Techniker, Softwaredienstleister), die im Zuge ihrer Tätigkeit Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese Daten für die Erfüllung der jeweiligen Leistung benötigt werden. Sämtliche Auftragsverarbeiter und Werkvertragsnehmer sind vertraglich verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten. Es wurden Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art 28 DSGVO abgeschlossen.

Es kann sein, dass sich manche Datenempfänger außerhalb Ihres Landes befinden oder Ihre personenbezogenen Daten dort verarbeiten. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten jedoch nur in Länder, für welche die EU-Kommission entschieden hat, dass sie über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügen oder wir setzen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger Ihrer Daten ein angemessenes Datenschutzniveau aufweisen.

5. Cookies und Webanalyse

Wir verwenden auf unserer Plattform und auf den Seiten zur Nutzung der f4i-Instrumente Cookies sowie Webanalyse-Tools, die einerseits technisch notwendig sind und andererseits der kontinuierlichen Verbesserung unserer Angebote und Services dienen. Weiterführende Informationen zum Einsatz von Cookies und Webanalyse-Tools sind der Datenschutzerklärung auf der Plattform zu entnehmen.

6. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung. Wir erstellen keine individuellen Profile gemäß Art 22 DSGVO.

7. Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten

Sie haben das Recht:

jederzeit Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten von Ihnen bei uns verarbeitet werden (Art 15 DSGVO);
Ihre Daten berichtigen oder löschen zu lassen (Art 16 DSGVO);
die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken (Art 18 DSGVO);
der Datenverarbeitung zu widersprechen (Art 21 DSGVO);
auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DSGVO)

Wenn Sie der Meinung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten Ihre Rechte nach der DSGVO oder nationalem Datenschutzrecht verletzen, bitten wir Sie, mit uns in Kontakt zu treten. Nur so können wir Ihr Anliegen schnellstmöglich behandeln. Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde in Österreich einzubringen.

8. Auskunft und Kontakt

Wenn Sie Anfragen oder Anliegen haben, können Sie sich gerne direkt an uns per E-Mail oder postalisch an folgende Adresse wenden:

„fit4internet“ – Verein zur Steigerung der digitalen Kompetenzen in Österreich
Hintere Zollamtsstraße 1 / 13. Stock
1030 Wien
portal-verein@fit4internet.at

Stand: März 2024